Gestion des dossiers

Types de dossiers à conserver

En vertu du Règl. de l’Ont. 188/08 – Maisons de courtage : normes d’exercice, articles 46 à 48 et 52, une maison de courtage doit tenir des dossiers complets et exacts comprenant :

  • les dossiers financiers sur ses activités de courtage d’hypothèques en Ontario, qui doivent être conservés dans un endroit séparé ou distinct des dossiers sur les fonds réputés détenus en fiducie ou autres actifs relevant d’autres activités;
  • les demandes d’hypothèque, actes hypothécaires et conventions de renouvellement qui sont reçus ou négociés par la maison de courtage;
  • tout autre contrat que conclut la maison de courtage dans le cours de ses activités de prêts hypothécaires, ou dans ses opérations hypothécaires;
  • tous les documents ou renseignements écrits remis à un emprunteur, un prêteur, un investisseur ou toute autre personne/entité, ou obtenus de ceux-ci. Cela comprend les communications pertinentes liées à l’opération échangées entre les parties, y compris les courriels et les notes manuscrites.

En vertu du Règl. de l’Ont. 189/08 – Administrateurs d’hypothèques : normes d’exercice, articles 29 à 31 et 36, un administrateur d’hypothèques doit tenir des dossiers complets et exacts comprenant :

  • les dossiers financiers de ses activités autorisées par un permis en Ontario, lesquels doivent être distincts des fonds qu’il est réputé détenir en fiducie, des hypothèques qu’il détient en fiducie pour un prêteur ou un investisseur et des autres éléments d’actif se rapportant à d’autres activités;
  • tous les documents ou renseignements écrits remis à un prêteur ou à un prêteur potentiel, à un investisseur ou à un investisseur potentiel ou à toute autre personne ou entité, en vertu d’une exigence établie en application de la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques (la « Loi »);
  • toute convention conclue par l’administrateur d’hypothèques lorsqu’il administre des hypothèques.

Durée de conservation obligatoire des dossiers

Une maison de courtage doit conserver les dossiers pendant au moins six ans après l’expiration de la durée de l’hypothèque ou du renouvellement, ou la date de conclusion ou d’expiration de l’opération. Notamment :

  • les dossiers qui se rapportent à une convention d’administration ou à une convention de renouvellement;
  • les dossiers qui se rapportent à un achat, à une vente ou à une opération hypothécaire;
  • tous les autres dossiers, y compris les documents financiers. Cela comprend les documents concernant des opérations qui ont été amorcées, mais qui n’ont pas abouti.

Un administrateur d’hypothèques doit conserver les dossiers pendant au moins six ans après la date d’expiration de la convention. Notamment :

  • les dossiers qui se rapportent à une convention d’administration d’une hypothèque;
  • tous les autres dossiers qu’il est tenu d’établir conformément à une exigence établie en application de la Loi.

Lieu de conservation des dossiers

Dossiers papier :

  • Les maisons de courtage et les administrateurs d’hypothèques doivent stocker leurs dossiers papier à leur établissement principal en Ontario, ou dans d’autres locaux précisés situés en Ontario, sous réserve d’en aviser le directeur général de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (l’ARSF).
  • Si les registres sont créés à un autre établissement (p. ex., dans une succursale), la maison de courtage ou l’administrateur doivent les expédier à leur établissement principal en Ontario (ou aux autres locaux précisés comme indiqué à l’ARSF).

Dossiers électroniques :

  • Les dossiers peuvent être conservés sous forme électronique, à condition que la maison de courtage ou l’administrateur puissent les récupérer promptement dans un format électronique lisible, sur demande, et que ces documents soient clairs et faciles à comprendre.
  • Les dossiers électroniques ne doivent pas nécessairement être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage ou de l’administrateur, tant qu’il est possible de les récupérer promptement sur demande.

Dossiers photocopiés :

  • Des photocopies des dossiers sont acceptables dans les cas où le client a demandé que les originaux lui soient retournés.
  • Une maison de courtage ne devrait pas sans raison retenir un titre, un instrument ou un autre document de son propriétaire.

Commissions initiales (versements anticipés)

En vertu du Règl. de l’Ont. 188/08, paragraphe 37 (1) :

  • Si le montant principal d’une hypothèque est de 400 000 $ ou moins, la maison de courtage ne doit ni exiger ni accepter un versement anticipé ou un acompte pour des services qui seront rendus ou pour des dépenses qui seront engagées par la maison de courtage ou par toute autre personne.
  • Si la maison de courtage demande une commission initiale à l’emprunteur à titre d’acompte pour des services qui seront rendus ou des dépenses qui seront engagées, cette commission sera réputée être des fonds détenus en fiducie. Elle devra être déposée dans le compte en fiducie de la maison de courtage dans les deux jours ouvrables suivant la réception.
  • Si une commission est perçue avant la conclusion de l’opération pour des services déjà rendus, ou si un emprunteur doit consentir à verser des « frais d’annulation » (p. ex., somme versée dès que l’opération franchit une étape clé, mais non remboursable si l’opération n’aboutit pas), la maison de courtage doit veiller à ce que l’emprunteur comprenne clairement ces obligations et à les rédiger de façon claire et facile à comprendre.