L’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) réglemente les systèmes administratifs et les pratiques de facturation des fournisseurs de services conformément aux Normes applicables aux systèmes administratifs et pratiques commerciales.

Déclaration annuelle

La Déclaration annuelle (DA) est un formulaire de déclaration qui doit être déposé une fois par an par la représentante principale ou le représentant principal. Cette déclaration recueille les renseignements concernant les systèmes, pratiques et contrôles opérationnels du fournisseur de services relativement à la facturation des frais désignés dans l’année civile précédente. Cela englobe les renseignements sur les demandeurs uniques en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales (AIAL).

Pour déposer une DA, ouvrez une session dans votre compte ARSF.

Pour vous renseigner sur la dernière version de la DA, veuillez consulter la page consacrée au dépôt d’une déclaration annuelle.

Frais de réglementation annuels

Les fournisseurs de services titulaires d’un permis doivent payer des frais de réglementation annuels. Ces frais couvrent les coûts de réglementation annuels du secteur des fournisseurs de services et sont acquittés à l’avance par la représentante principale ou le représentant principal.

Pour payer les frais de réglementation annuels, ouvrez une session dans votre compte ARSF.

Pour en savoir plus sur ces frais, veuillez consulter la page sur les droits de permis.

Maintenir la validité de votre permis

Un élément important du maintien d’un permis de fournisseur de services est le respect des normes s’appliquant aux systèmes administratifs et aux pratiques commerciales décrites dans l’AIAL. Conformément à ces exigences, chaque titulaire de permis doit, entre autres :

  • répondre dans un délai de 10 jours ouvrables aux demandes des assureurs pour certains types de renseignements, comme le numéro de permis délivré au fournisseur de services et les personnes qui sont autorisées à fournir des biens ou des services en son nom;
  • veiller à ce que chacun des établissements, emplacements et succursales soit inscrit dans le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l’assurance-automobile (DRSSAA) et soit en règle;
  • se conformer aux exigences de la Ligne directrice concernant le Système DRSSAA;
  • utiliser uniquement les formulaires approuvés, aux termes de l’AIAL;
  • s’assurer qu’aucune facture ni aucun autre document ne sont déposés dans le Système DRSSAA lorsque le fournisseur de services a des raisons de croire que ceux-ci contiennent des renseignements inexacts, faux ou trompeurs. En cas de doute après que les documents ont été déposés, le fournisseur de services doit informer l’assureur de la situation le plus tôt possible et lui transmettre les bons renseignements;
  • procéder à des examens périodiques des documents soumis aux assureurs (conformément à ce qui est stipulé dans le règlement) pour s’assurer du respect des mesures législatives et des lignes directrices applicables, ainsi que pour permettre le rapprochement des factures;
  • conserver tous les documents électroniques ou imprimés liés aux biens et aux services fournis par le fournisseur de services ou en son nom relativement aux frais désignés durant au moins six (6) ans à compter de la date de création du document. Il doit pouvoir récupérer les documents dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d’une demande;
  • établir et mettre en œuvre des règles et des méthodes qui conviennent à la nature et au volume des activités du fournisseur de services aux termes de l’AIAL;
  • communiquer à l’ARSF certains changements importants concernant les activités du fournisseur de services dans un délai de cinq jours ouvrables (voir ci-après);
  • déposer chaque année une DA auprès de l’ARSF (voir ci-avant).

Changements à signaler obligatoirement

Les titulaires d’un permis doivent communiquer dans un délai de cinq jours tout changement apporté aux renseignements suivants :

  • l’adresse postale en Ontario;
  • l’adresse courriel, le numéro de téléphone ou le numéro de télécopieur;
  • l’emplacement du principal lieu d’affaires ou les établissements, succursales ou emplacements en Ontario;
  • les établissements, succursales ou emplacements ouverts, fermés, acquis, fusionnés ou transférés en Ontario;
  • la représentante principale ou le représentant principal;
  • les administrateurs ou administratrices, les dirigeants ou dirigeantes ou les associés ou associées, selon le cas.

Tous les changements ci-dessus peuvent être demandés en ouvrant une session dans votre compte ARSF existant et en remplissant un formulaire de modification. Les modifications ayant trait à un courriel ou à un numéro de téléphone ou de télécopieur font exception et doivent être signalées à l’ARSF par courriel à contactcentre@fsrao.ca.

Quels renseignements un assureur automobile peut-il demander à un fournisseur de services?

Le fournisseur de services doit sur demande communiquer les renseignements suivants à l’assureur dans un délai de 10 jours ouvrables :

  • le numéro de permis du fournisseur de services;
  • le nom de toute personne que le fournisseur de services autorise actuellement à fournir en son nom des biens ou des services en lien avec les frais désignés;
  • le numéro d’inscription figurant sur le certificat d’inscription délivré au professionnel de la santé réglementé par l’ordre de réglementation auquel il est assujetti;
  • le nom de toute personne que le fournisseur de services autorisait par le passé à fournir en son nom des biens ou des services en lien avec les frais désignés;
  • la période pendant laquelle les personnes susmentionnées étaient autorisées à fournir des biens ou des services en lien avec les frais désignés au nom du fournisseur de services.

Accès aux renseignements personnels sur la santé des demandeurs

Par les assureurs

L’article 46.2 de l’AIAL permet à un assureur de demander les renseignements dont il a besoin pour déterminer son obligation de paiement, ce qui peut comprendre des renseignements personnels sur la santé.

Cependant, l’AIAL prévoit que l’assureur doit agir de façon raisonnable et demander seulement les renseignements nécessaires pour déterminer son obligation de paiement. Cette disposition ne confère pas à l’assureur un accès général à l’ensemble des dossiers ou des notes cliniques reliés à un demandeur. Lorsqu’il fait une telle demande, l’assureur doit faire en sorte que le demandeur ait dûment donné son consentement.

Par les responsables de la conformité de l’ARSF lorsqu’ils procèdent à des examens sur place

Afin de s’assurer que les fournisseurs de services respectent les obligations imposées par leur permis ainsi que les exigences particulières du Règlement de l’Ontario 90/14, les responsables de la conformité de l’ARSF doivent pouvoir accéder aux demandes d’indemnités remplies et déposées par les fournisseurs au moyen du Système DRSSAA (formulaires FDIO-18, FDIO-23 et FDIO-21).

La divulgation possible de renseignements personnels sur la santé au cours d’un examen ne se ferait qu’à des fins licites, dans le contexte d’une vérification de la conformité que permet le paragraphe 443 (1) de la Loi sur les assurances (Ontario).

Il est à noter que, durant un tel examen, les éléments attestant la conformité qu’analysent les examinateurs de l’ARSF ne portent généralement pas sur les parties des formulaires susceptibles de contenir des renseignements personnels sur la santé. De plus, les responsables de la conformité de l’ARSF ne recueillent, ne consignent et ne suppriment aucunement ces renseignements sur les lieux. L’exception pourrait être un cas où un responsable de la conformité pressent une activité frauduleuse et pense que les formulaires contiennent des renseignements faux ou des données surévaluées relativement aux blessures d’un demandeur.

À l’instar de tous les employés de la fonction publique de l’Ontario, conformément à la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, les responsables de la conformité de l’ARSF prêtent un serment et font une affirmation solennelle pour s’engager à ne divulguer ou ne communiquer aucun renseignement ou document qui serait porté à leur connaissance ou entré en leur possession, sauf si la loi l’exige.

Échéancier des examens des dossiers d’entreprise

Chaque titulaire de permis au sein d’un fournisseur de services doit effectuer des examens périodiques des formulaires, des plans, des factures et de tout autre document transmis aux assureurs pour veiller à ce que le fournisseur de services titulaire d’un permis respecte la législation et les normes de facturation.

La fréquence des examens varie en fonction de la taille de l’entreprise, comme suit :

Tous les trois mois

Applicable aux fournisseurs de services qui ont reçu 50 000 $ ou plus pour des frais désignés en vertu de l’AIAL durant l’année civile précédant l’examen.

Tous les douze mois

Applicable aux fournisseurs de services qui ont reçu moins de 50 000 $ pour des frais désignés en vertu de l’AIAL durant l’année civile précédant l’examen.

Besoin d’une aide supplémentaire?

Si vous avez d’autres questions concernant le maintien de la conformité en tant que titulaire d’un permis de fournisseur de services, veuillez envoyer un courriel à l’ARSF à contactcentre@fsrao.ca.