2022-2024 Rapport de conformité de la division de la surveillance des pratiques des fournisseurs de services de santé

Guide pratique de conformité à l’intention des fournisseurs de services de santé

L’ARSF a publié le guide pratique en novembre 2022. Le guide pratique met en évidence les principales obligations en vertu de la Loi sur les assurances, de ses règlements et des règles applicables de l’ARSF. En outre, le guide pratique résume les principales exigences juridiques liées aux domaines de non-conformité les plus courants constatés lors des examens de surveillance antérieurs.

Webinaire à l’intention des fournisseurs de services de santé

Le 1^er mars 2023, l’ARSF a organisé un webinaire sur les exigences en matière de conformité. Ce webinaire a aidé les titulaires de permis, nouveaux et existants, à comprendre leurs devoirs, leurs responsabilités et les exigences réglementaires de l’ARSF.

Les principaux sujets abordés comprenaient les obligations des fournisseurs de services de santé en vertu de la Loi sur les assurances, de ses règlements, des règles applicables de l’ARSF et des principales exigences juridiques. Plus de 300 personnes ont participé au webinaire et ont eu l’occasion de poser des questions directement à l’ARSF. Le webinaire est disponible sur le site web de l’ARSF pour les titulaires de permis et les participants du secteur.

Activités de surveillance

Dans le cadre de ses activités de surveillance, l’ARSF examine la conduite des fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis en ce qui concerne les demandes d’indemnités en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales. Les activités de surveillance de l’ARSF en 2022/2023 et 2023/2024 se sont concentrées sur la promotion de la conformité et de la sensibilisation dans le secteur afin de réduire les occasions de fraude.

L’ARSF a mené trois initiatives de surveillance pour aborder des questions clés dans le secteur des fournisseurs de services de santé :

• Examens demandés par un assureur
• Examens de conformité ciblés
• Examen des praticiens sanctionnés

Ces domaines prioritaires de supervision ont été présentés au secteur dans le Plan de supervision du secteur des fournisseurs de services de santé 2022-2024 de l’ARSF. Tous les examens visent à déterminer si les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis respectent les exigences réglementaires.

Examens exigés par l’assureur (EEA)

Les examens exigés par l’assureur sont exigés par l’assureur afin de déterminer si un demandeur a droit à une indemnité en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales. L’ARSF a effectué des examens axés sur les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis qui effectuent des examens demandés par l’assureur en vertu de l’article 44 de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales. Ces fournisseurs de services de santé fournissent des recommandations médicales sur lesquelles les assureurs s’appuient pour déterminer le droit aux prestations des demandeurs. Compte tenu de l’impact sur les consommateurs, l’ARSF a effectué un examen axé sur ces fournisseurs de services de santé afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences réglementaires.

Examens sur dossier des EEA

L’ARSF a effectué un total de 126 examens sur dossiers de fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis qui répondaient à l’un des critères suivants :

• ils ont indiqué dans leur déclaration annuelle de 2021 qu’ils fournissaient des examens demandés par l’assureur ou qu’ils tiraient des revenus des examens demandés par l’assureur en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales.
• ils ont indiqué dans leur déclaration annuelle de 2021 qu’ils ne participaient pas à des examens demandés par l’assureur, mais qu’ils avaient facturé plus de 10 000 $ pour des examens demandés par l’assureur par l’entremise du système DRSSAA.

Les résultats de l’examen sur dossiers ont révélé que :

• 5 fournisseurs de services de santé ont respecté les critères examinés;
• 82 fournisseurs de services de santé ont reçu une lettre d’avertissement pour non-respect des exigences réglementaires (peut inclure plusieurs constats de non-conformité);
• 2 fournisseurs de services de santé ont renoncé à leur permis;
• 37 fournisseurs de services de santé ont confirmé qu’ils fournissaient des EEA et ont été orientés vers un examen sur place.

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La majorité des lettres d’avertissement émises à l’issue de ces examens sur dossier concernaient des fournisseurs de services de santé qui avaient fourni des informations fausses ou trompeuses dans leur déclaration annuelle. Ces fournisseurs de services de santé ont indiqué qu’ils effectuaient des inspections internes en vertu de l’article 44 de l’AIAL, ce qui s’est avéré inexact lors de l’examen sur dossier. Il est impératif que les fournisseurs de services de santé fournissent des informations exactes dans leur déclaration annuelle. L’ARSF utilise les données des déclarations annuelles pour comprendre les activités commerciales du secteur, la culture de la conformité et les tendances du marché afin d’informer ses mesures de protection des consommateurs.

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Les conclusions de non-conformité identifiées au cours des examens sur dossier sont décrites ci-dessous :

Examens sur place des EEA

Les examens sur dossier réalisés par l’ARSF ont permis de déterminer que seuls 37 des 126 fournisseurs de services de santé examinés ont en fait effectué des examens en vertu de l’article 44 de l’AIAL. Un programme d’examen sur place adapté a été mis au point pour traiter les domaines spécifiques dans lesquels le module d’examen sur dossier présentait des limites. L’ARSF a procédé à un examen sur place de ces 37 fournisseurs de services de santé.

Les résultats de l’examen sur place ont démontré que :

• 25 fournisseurs de services de santé ont respecté les critères examinés;
• 12 fournisseurs de services de santé ont reçu une lettre d’avertissement pour non-respect des exigences réglementaires (peut inclure plusieurs constats de non-conformité).

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Les lettres d’avertissement émises à la suite des examens sur place concernaient les fournisseurs de services de santé présentant des FDIO-21 non signées, le fait de ne pas signaler les changements aux activités dans un délai de cinq jours ouvrables et le non-respect de la méthode de calcul prescrite par la Règle sur les droits lors de la déclaration du nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL.

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Les conclusions de non-conformité identifiées au cours des examens sur place sont décrites ci-dessous :

Les résultats des examens sur dossier et des examens sur place des EEA ont confirmé un manque de compréhension des exigences réglementaires et indiquent la nécessité d’améliorer la sensibilisation et l’éducation du secteur. Étant donné que les constatations de non-conformité identifiées au cours de ces examens étaient dues à une mauvaise compréhension des obligations de conformité et qu’elles n’étaient par ailleurs pas de nature flagrante, l’ARSF a choisi d’envoyer des lettres d’avertissement plutôt que de passer à l’étape de l’application.

Les constatations de non-conformité peuvent donner lieu à des lettres d’avertissement, à des engagements (procès-verbal de transaction) ou à des pénalités administratives pécuniaires en fonction de la gravité de la non-conformité. En outre, les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis peuvent être tenus de remettre leur permis, ou l’ARSF peut suspendre, révoquer ou assortir de conditions un permis.

Examens de conformité ciblés

Les résultats des examens de supervision de l’ARSF pour la période 2021-2022 et les commentaires des parties prenantes ont mis en évidence la nécessité de mieux comprendre les exigences réglementaires. Selon ces commentaires, l’ARSF a effectué des examens ciblés de la conformité en visant les domaines communs de non-conformité qui ont été identifiés depuis que le secteur des fournisseurs de services de santé est réglementé en Ontario.

Afin d’étendre la portée de l’ARSF à l’ensemble du secteur et de mieux faire connaître les obligations en matière de conformité, 80 examens de conformité ciblés ont été effectués. Ces examens ont porté sur des fournisseurs de services de santé titulaires de permis qui n’avaient jamais fait l’objet d’un contrôle ou d’un examen de la part de l’ARSF et qui avaient soumis le plus grand nombre de facteurs par le biais du système DRSSAA. Ces fournisseurs de services de santé ont facturé entre 30 000 et 3 000 000 de dollars par l’entremise du système DRSSAA en 2022.

Les résultats des examens de conformités ciblés ont révélé que :

• 23 fournisseurs de services de santé ont respecté les critères examinés;
• 57 fournisseurs de services de santé ont reçu une lettre d’avertissement pour non-respect des exigences réglementaires (peut inclure plusieurs constats de non-conformité).

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Les lettres d’avertissement émises à la suite de ces examens portaient sur le fait que les fournisseurs de services de santé disposaient d’une liste inexacte du système DRSSAA, qu’ils n’avaient pas signalé les changements aux activités dans les cinq jours ouvrables, que leurs politiques et procédures étaient inadéquates et qu’ils n’avaient pas respecté la méthode de calcul prescrite par la Règle sur les droits lorsqu’ils ont déclaré le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL.

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Les conclusions de non-conformité identifiées au cours des examens de conformité ciblés sont décrites ci-dessous :

Les résultats de ces examens ont démontré un faible taux de conformité de seulement 29 %. L’ARSF considère ce taux de conformité comme inacceptable et continuera à éduquer et à contrôler le respect des exigences applicables de la Loi sur les assurances, de ses règlements et des règles de l’ARSF. L’ARSF envisagera de prendre des mesures d’application si des cas répétés de non-conformité sont constatés.

Examen des praticiens sanctionnés

L’ARSF surveille les sites Web des organismes de réglementation de la santé afin d’identifier les pénalités imposées aux professionnels de la santé réglementés. Ces sanctions peuvent entraîner une restriction, une suspension ou une révocation du certificat d’inscription. Si un certificat d’inscription est suspendu ou révoqué, il est interdit à un praticien d’utiliser ses titres de compétences pour certifier, fournir ou facturer des dépenses spécifiques énumérées.

En Ontario, les ordres de réglementation de la santé sont chargés de veiller à ce que les professionnels de la santé réglementés fournissent des services de santé d’une manière sûre, professionnelle et éthique. Cela comprend l’établissement de normes de pratique pour la profession, l’examen des plaintes concernant les membres et la prise de mesures disciplinaires à leur encontre, le cas échéant.

La supervision exercée par l’ARSF dans ce secteur à multiples facettes porte sur les pratiques commerciales et de facturation des fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis. Les sanctions identifiées sont recoupées avec la base de données des demandes de règlement pour soins de santé afin de déterminer si les titres de compétences d’un praticien sanctionné ont été utilisés alors qu’ils n’étaient pas autorisés.

Au cours des exercices 2022/2023 et 2023/2024, l’ARSF a identifié 251 sanctions individuelles imposées à des professionnels de la santé réglementés par leurs ordres de réglementation. Parmi les praticiens sanctionnés identifiés, 41 figuraient sur la liste du système DRSSAA comptant de 93 fournisseurs de service de santé titulaires de permis. L’ARSF a procédé à un examen pour identifier les activités non autorisées dans le système DRSSAA, telles que les facturations inappropriées ou les autorisations non valides. Les fournisseurs de services de santé titulaires de permis ont été informés si un praticien sanctionné figurait sur leur liste actuelle du système DRSSAA. Les représentants principaux ont reçu un rappel qu’il est interdit de soumettre des documents en utilisant les titres de compétences de professionnels de la santé réglementés pendant que leur permis est suspendu ou révoqué.

L’ARSF a identifié un professionnel de la santé réglementé qui a facturé en utilisant les titres de compétences d’un praticien sanctionné. Après un examen plus approfondi, il a été déterminé que le traitement avait été fourni par un autre professionnel de la santé réglementé. Le montant total facturé était minime et l’activité non conforme était de nature administrative. L’ARSF tient compte du montant et de la fréquence des factures lorsqu’elle détermine les mesures d’application appropriées. Compte tenu des circonstances, une lettre d’avertissement a été émise.

L’ARSF s’efforce d’améliorer l’efficience et l’efficacité de la réglementation en collaborant avec les ordres de réglementation des professionnels de la santé. Elle continuera d’explorer les possibilités de travailler avec les ordres de réglementation afin d’établir des partenariats plus solides dans le cadre de la surveillance du secteur. Les données sur les praticiens sanctionnés continueront d’être utilisées comme indicateur de risque dans le cadre des examens de surveillance.

Déclaration annuelle

La DA est un questionnaire annuel conçu pour recueillir des informations spécifiques auprès des fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis délivré par l’ARSF. Elle doit être déposée par voie électronique et ne peut être remplie que par le représentant principal. Le dépôt de la DA est une obligation légale pour tous les fournisseurs de services de santé titulaires de permis en vertu de l’article 21 du Règlement de l’Ontario 90/14 et de l’article 288.4(5) de la Loi sur les assurances. Les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis sont tenus de soumettre une DA et de payer des droits réglementaires pour demeurer en règle avec l’ARSF et conserver leur droit d’envoyer directement leurs factures aux assureurs automobiles.

En 2023, l’ARSF a pris des mesures à l’encontre des fournisseurs de services de santé qui n’avaient pas déposé leur DA et payé leurs droits de permis. Ces fournisseurs de services de santé n’ont pas respecté leurs obligations après que l’ARSF ait effectué plusieurs suivis et les ait informés de la possibilité de mesures d’application. Par conséquent, 118 permis ont été révoqués et 52 ont été suspendus. Les fournisseurs de services de santé dont les permis sont suspendus ou révoqués peuvent toujours prodiguer des soins aux victimes d’accidents de la route, mais ils ne peuvent pas recevoir un paiement direct des assureurs.

Les informations recueillies dans la DA aident l’ARSF à effectuer des analyses de marché, à évaluer les risques et à superviser le secteur. L’ARSF utilise ces informations pour définir ses priorités en matière de supervision et identifier les tendances susceptibles de créer des risques pour les consommateurs et des sujets de préoccupation. Il est impératif que les fournisseurs de services de santé fournissent des informations exactes dans leur déclaration annuelle. Ces données permettent à l’ARSF d’exercer une surveillance vigilante du secteur en utilisant une approche basée sur le risque.

Conclusion

L’ARSF aide à protéger les droits des consommateurs en promouvant des normes élevées de conduite des affaires au sein du secteur des fournisseurs de services de santé. Les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis doivent se conformer à toutes les exigences applicables de la Loi sur les assurances, de ses règlements et des règles de l’ARSF. En 2022/2023 et 2023/2024, l’ARSF a mis l’accent sur la promotion de la conformité et de la sensibilisation dans le secteur afin de réduire les possibilités de fraude et d’assurer la sécurité financière et l’équité pour les Ontariens.

Selon les résultats contenus dans le présent rapport, le secteur continue de ne pas se conformer aux exigences réglementaires. L’ARSF reste déterminée à accroître la sensibilisation aux obligations de conformité par le biais d’initiatives éducatives. Pour aider les fournisseurs de services de santé titulaires de permis à comprendre leurs obligations en matière de conformité, l’ARSF a élaboré un guide pratique et organisé un webinaire sur les exigences en matière de conformité. En outre, tous les avis d’approbation pour les nouveaux permis de fournisseurs de services de santé délivrés après le 2 février 2024 comprennent désormais un lien vers le guide pratique. L’ARSF attend de tous les acteurs du secteur qu’ils consultent ces outils pour s’assurer qu’ils connaissent les exigences réglementaires et qu’ils s’y conforment.

L’ARSF continue d’explorer les possibilités de renforcer l’évaluation des risques des fournisseurs de services de santé et continuera de collaborer avec les participants du secteur pour aider à l’élaboration de nos priorités en matière de surveillance et des principaux domaines d’évaluation des risques. L’ARSF doit examiner également si d’autres mesures, y compris le recours vers l’échelon supérieur de l’application, sont nécessaires pour assurer la conformité du secteur avec les exigences réglementaires. Un secteur plus respectueux des règles contribuera à garantir un traitement équitable aux demandeurs qui ont accès aux indemnités en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales à la suite d’un accident de la route.