Interprétation 

No PE0296INT* Active

*(appelée auparavant PE0251ORG et PE0252ORG)

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1. Objet et portée

1.1. La présente ligne directrice fournit l’interprétation par l’ARSF du rôle et des responsabilités des administrateurs de régimes de retraite (administrateurs).1

1.2. En tant que fiduciaires dans un monde en constante évolution, les administrateurs doivent gérer prudemment les risques de leurs régimes de retraite, prendre des décisions dans l’intérêt des bénéficiaires du régime de retraite2 et administrer le régime conformément aux documents du régime déposés et à toutes les lois applicables.

1.3. Les régimes de retraite volontaires fondés sur l’emploi constituent un élément important de la sécurité du revenu de retraite des employés et de leurs familles en Ontario. Une bonne administration du régime de retraite aide tous les intervenants et améliore la confiance envers la capacité de ces régimes à générer les résultats voulus.

1.4. Les principes directeurs de l’ARSF concernant la supervision du régime de retraite sont définis dans ses Principes directeurs du secteur des régimes de retraite.

2. Rôle de l’administrateur

2.1. Un administrateur est responsable de tous les aspects de l’administration du régime de retraite et de la caisse de retraite associée, y compris :

  • fournir de l’information aux bénéficiaires du régime;
  • se conformer aux documents du régime et aux exigences légales applicables;
  • établir, maintenir et investir les fonds de pension conformément aux conditions du régime;
  • maintenir des dossiers complets et précis sur le régime;
  • veiller au versement de cotisations appropriées au régime de retraite;
  • verser les prestations aux bénéficiaires du régime.

2.2. Dans le cadre de ses activités de gouvernance (voir ci-dessous concernant la politique de gouvernance), le rôle de l’administrateur comprend également la responsabilité de mettre en œuvre des processus pour s’assurer que les risques du régime (investissement, financement, exploitation, juridiques, etc.) sont compris et gérés. Dans le contexte des régimes de retraite à prestations déterminées, les risques susceptibles d’avoir une incidence sur la sécurité des prestations de retraite promises sont particulièrement importants, notamment les risques financiers liés aux placements du régime et la capacité de l’employeur à faire face aux variations de ses engagements en matière de financement.

2.3. Le rôle de l’administrateur est différent de ceux du promoteur du régime et de l’employeur.3 Les responsabilités du promoteur du régime comprennent la conception, l’établissement, la modification et la liquidation du régime de retraite.4 Les responsabilités de l’employeur comprennent le versement des cotisations et la prestation d’un financement suffisant pour fournir les prestations de retraite promises. 5 Pour de nombreux régimes de retraite à prestations déterminées, les responsabilités de l’employeur comprennent également la compréhension des risques qui pourraient avoir un impact sur la sécurité des prestations de retraite promises et sa capacité à résister aux variations de ses engagements en matière de financement en fonction des stratégies de financement et de placement du régime.

3. Qui peut être un administrateur?

3.1. Un administrateur doit être une personne, un organisme ou une entité visés par la Loi sur les régimes de retraite (LRR).6 Pour la plupart des régimes, l’administrateur est la même entité que l’employeur des participants au régime et le promoteur du régime. Une autre forme courante d’administrateur est un conseil de fiduciaires.

3.2. Les personnes qui prennent des décisions pour l’administrateur peuvent déléguer le pouvoir décisionnel à d’autres personnes au sein ou en dehors de l’organisation. Lorsque le pouvoir décisionnel est délégué, les directeurs, le comité de retraite ou les fiduciaires devraient avoir mis en place des mesures de contrôle et des exigences en matière de déclaration afin de s’assurer que l’administrateur s’acquitte de ses responsabilités et que les prestations de retraite sont protégées.

3.3. Pour certains régimes de retraite, les mêmes personnes auront des responsabilités décisionnelles pour l’administrateur, l’employeur et le promoteur du régime. Dans de telles situations, ces personnes doivent comprendre clairement lorsque leurs décisions sont prises à titre d’administrateur, d’employeur ou de promoteur de régime et les documenter explicitement, et faire attention au potentiel de conflits d’intérêts entre leurs rôles (voir ci-dessous concernant les obligations fiduciaires).

4. Responsabilités

4.1. Les responsabilités de l’administrateur sont énoncées dans les documents du régime de retraite, la LRR et d’autres lois applicables. Les administrateurs ont également des responsabilités en tant que fiduciaires en vertu de la common law (voir ci-dessous concernant les obligations fiduciaires).

4.2. Pour aider les administrateurs à s’acquitter de leurs responsabilités, l’ARSF a publié des lignes directrices en matière de réglementation. 7 L’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a également publié des documents qui décrivent des pratiques exemplaires. 8 Les administrateurs devraient être en mesure de démontrer qu’ils ont tenu compte de ces pratiques dans leurs activités d'administration et de placement.

5. Obligations fiduciaires

5.1. Les administrateurs sont assujettis à des obligations fiduciaires en vertu de la common law et aux normes minimales prescrites par la LRP.

5.2. Il est bien établi en droit qu’un fiduciaire est tenu d’agir avec la plus entière bonne foi et dans l’intérêt des bénéficiaires. Cela signifie que les administrateurs doivent être honnêtes, agir de bonne foi et traiter les bénéficiaires du régime de façon impartiale. Ils doivent également éviter ou gérer les conflits d’intérêts, c’est-à-dire que les personnes physiques et morales agissant en tant qu’administrateurs ne doivent pas permettre que leurs intérêts entrent en conflit avec ceux des bénéficiaires du régime. 9

5.3. La LRR exige également des administrateurs qu’ils agissent avec le soin, la diligence et la compétence qu’une personne d’une prudence normale exercerait relativement à la gestion des biens d’autrui. Ils doivent également apporter toutes les connaissances et compétences pertinentes qu’ils possèdent ou devraient posséder en raison de leur profession, de leurs affaires ou de leur vocation.10 C’est ce que l’on appelle la norme de diligence de l’administrateur.

5.4. Les personnes qui exercent des fonctions d’administrateur doivent connaître leurs responsabilités et la norme de diligence qu’elles doivent respecter. Selon les circonstances, la norme de diligence peut exiger de l’administrateur qu’il obtienne le niveau approprié de connaissances auprès de conseillers tiers.

5.5. Pour déterminer si la norme de diligence de l’administrateur a été respectée, on porte attention aux politiques et aux procédures mises en place par l’administrateur et à la façon dont elles ont été suivies dans le cadre de l’administration du régime. Des politiques et des procédures appropriées, y compris des dossiers écrits sur les décisions et les activités de l’administrateur, peuvent contribuer à s’assurer et à démontrer qu’en ce qui concerne la prise de décision, seuls les facteurs appropriés sont pris en compte (p. ex., l’intérêt des bénéficiaires du régime, la conformité à la documentation du régime et aux lois applicables) et que le degré approprié de soin, de diligence et de compétence est respecté.

5.6. Dans le cas des régimes de retraite où l’administrateur est également le promoteur du régime ou l’employeur, le risque de conflits d’intérêts potentiels est plus élevé. Par exemple, les directeurs et les dirigeants d’un employeur doivent agir dans l’intérêt de celui-ci. Toutefois, dans l’exercice de leurs fonctions d’administrateur, ces mêmes personnes doivent agir dans l’intérêt des bénéficiaires du régime. Dans le contexte des régimes de retraite interentreprises, les fiduciaires concernés doivent être attentifs aux conflits d’intérêts potentiels qui peuvent survenir s’ils occupent également des postes de direction au sein du syndicat promoteur ou de l’employeur. Les missions des fournisseurs de services peuvent également être une source de conflit d’intérêts s’ils fournissent des services à l’administrateur et au promoteur du régime ou à l’employeur (voir ci-dessous concernant les fournisseurs de services).

5.7. Une perspective utile pour gérer les conflits d’intérêts est de considérer comment un administrateur indépendant agirait dans des circonstances particulières. Cela pourrait nécessiter d’obtenir des conseils d’experts indépendants. En outre, une politique écrite sur les conflits d’intérêts, incluse dans les documents de gouvernance de l’administrateur (voir ci-dessous concernant la politique de gouvernance), est un moyen efficace d’identifier les conflits d’intérêts potentiels qui peuvent survenir et les mesures par lesquelles ils peuvent être gérés efficacement.

5.8. Les obligations fiduciaires d’un administrateur s’appliquent dans le cadre de l’assurance que les cotisations au régime sont versées à leur date d’exigibilité et que le régime est suffisamment financé pour verser les prestations promises.11 Pour les régimes de retraite à prestations déterminées, les obligations fiduciaires de l’administrateur peuvent nécessiter qu’il tienne compte de la probabilité que le régime verse les prestations promises dans des situations où le risque de financement est accru, telles que les difficultés financières d’un employeur, et qu’il détermine les mesures appropriées à la lumière de sa norme de diligence.12 Selon les circonstances, les obligations fiduciaires d’un administrateur pourraient nécessiter qu’il envisage une action en justice formelle pour faire respecter le paiement des cotisations ou s’assurer que l’employeur conserve des actifs suffisants pour financer le régime. 13

6. Fournisseurs de services

6.1. Les administrateurs embauchent souvent des fournisseurs de services tiers.14 Les fournisseurs de services peuvent fournir des conseils en tant que consultants ou effectuer des activités d’administration et de placement pour le régime de retraite. Ces activités comprennent, par exemple, la préparation d’un rapport d’évaluation et les décisions de placement pour le fonds du régime ou pour les options de placement des participants, selon le cas.

6.2. Conformément à leurs obligations fiduciaires et à leurs obligations légales, les administrateurs doivent comprendre comment les conseils de tiers influencent leur prise de décision, et également documenter et superviser de façon prudente les activités réalisées par ces fournisseurs de services.15 Les fournisseurs de services devraient être assujettis à des obligations de déclaration claires et disposer de politiques et de procédures établies qui peuvent être examinées et contrôlées.

6.3. Les fournisseurs de services qui sont employés par les administrateurs pour accomplir tout acte requis pour l’administration ou l’investissement du régime sont assujettis, en vertu de la LRR, à la même norme de diligence que les administrateurs.16 Ces fournisseurs de services ne peuvent pas se soustraire par contrat à la norme de diligence prévue par la loi. 17

6.4. Bien que le recours à des fournisseurs de services n’exonère pas les administrateurs de leur responsabilité, leur utilisation peut être un moyen efficace pour les administrateurs de respecter leur norme de diligence et de gérer leur exposition à la responsabilité. Les administrateurs devraient s’assurer que la confiance qu’ils accordent aux fournisseurs de services est raisonnable conformément à leur norme de diligence, par exemple par l’entremise de leurs activités de supervision et en posant des questions pour comprendre et vérifier le caractère raisonnable de la confiance accordée à tout conseil reçu.

7. Dépenses administratives

7.1. Il est généralement permis, sous réserve des documents du régime et de la LRR, de payer des dépenses raisonnables pour l’administration et le placement du régime de retraite à partir de la caisse de retraite.18 Les dépenses autorisées sont déterminées au cas par cas. Ces dépenses devraient être appropriées à la situation du régime de retraite et dans l’intérêt des bénéficiaires du régime.19 Les dépenses engagées en lien avec le rôle du promoteur du régime ou de l’employeur sont inadmissibles.20 Un administrateur devrait envisager d’avoir une politique de dépenses ou d’obtenir des conseils d’experts concernant la capacité de payer les dépenses à partir du régime, le cas échéant. Une politique de dépenses fait partie de la politique de gouvernance d’un administrateur (voir ci-dessous concernant la politique de gouvernance).

8. Politique de gouvernance

8.1. Comme le souligne l’ACOR dans sa Ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite,21 l’existence d’un cadre ou d’une politique de gouvernance documentés est considérée comme une pratique clé pour la gouvernance des régimes de retraite. Les activités de supervision de l’ARSF comprennent souvent un examen des cadres de gouvernance des régimes. Le fait de ne pas disposer d’un cadre de gouvernance et de ne pas le suivre expose l’administrateur à des sanctions et à une responsabilité potentielles pour avoir enfreint sa norme fiduciaire et légale de diligence.

8.2. En élaborant leurs politiques de gouvernance, les administrateurs devraient consulter la Ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite de l’ACOR, y compris le Questionnaire d’autoévaluation et la Foire aux questions, et examiner toute autre pratique exemplaire qui pourrait être pertinente. Un élément clé d’une politique de gouvernance est un cadre de prudence. Ce cadre a pour but de définir et d’évaluer l’ampleur et la probabilité des risques potentiels, y compris la capacité d’absorber les fluctuations futures des cotisations au financement, sur la base d’hypothèses raisonnables, et de mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des risques. 22

9. Date d’entrée en vigueur et examen futur

La présente ligne directrice entre en vigueur le 28 juillet 2021. La prochaine révision de la présente ligne directrice commencera au plus tard le 28 juillet 2024.

10. À propos de la présente ligne directrice

Le présent document est conforme au Cadre de lignes directrices de l’ARSF. En tant que ligne directrice en matière d’interprétation, il établit la vision de l’ARSF concernant les exigences en conformité avec son mandat prévu par la loi (lois, règlements et règles) afin qu’un cas de non-conformité puisse mener à l’application de la loi ou à une mesure de surveillance.

La présente ligne directrice remplace les politiques suivantes de la CSFO sur les régimes de retraite : A300-101 (Rôles et responsabilités de l’administrateur), A200-101 (Honoraires et dépenses d’administration payables de la caisse de retraite), A200-200 (Payables de la caisse de retraite) et A200-803 (Honoraires et dépenses en cas de liquidation et pour les demandes de remboursement de l’excédent).

11. Références

Date d’entrée en vigueur : 28 juillet 2021


1 Le présent document n’est pas destiné à être un guide complet et exhaustif pour les administrateurs. Les administrateurs ont le devoir de se renseigner sur leurs responsabilités. Les aspects précis du rôle et des responsabilités de l’administrateur peuvent varier en fonction de la nature du régime de retraite : prestations déterminées, cotisations déterminées, interentreprises, conjoints, et si l’administrateur a été nommé par le directeur général de l’ARSF.

2 Dans la présente ligne directrice, le terme « bénéficiaire » désigne toute personne ayant droit à un régime de retraite, y compris les participants, les anciens participants et les participants retraités tels que définis dans la Loi sur les régimes de retraite (LRR) et toute autre personne qui peut avoir droit à un paiement du régime.

3 Souvent, l’employeur est également le promoteur du régime. Alors que la LRR est muette sur le rôle du promoteur du régime, les lignes directrices de l’ACOR établissent une distinction entre le rôle du promoteur du régime et celui de l’employeur.

4 Ligne directrice de l’ACOR no 4, Ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite, à https://www.capsa-acor.org/CAPSAGuidelines.

5 Voir, par exemple, l’article 55 de la LRR.

6Le paragraphe 8 (1) de la LRR indique quelles personnes ou quelles entités peuvent être administrateurs d’un régime de retraite.

9 Voir, par exemple, le paragraphe 22 (4) de la LRR.

10 Paragraphes 22 (1) et (2) de la LRR. La norme de diligence énoncée dans la LRR en ce qui concerne les « biens d’autrui » est considérée comme plus élevée que la norme fiduciaire que l’on trouve en common law. On considère que la norme de common law est déterminée par rapport aux biens propres du fiduciaire.

11 L’article 56 de la LRR exige que les administrateurs veillent à ce que les cotisations soient payées à leur date d’exigibilité. L’article 59 de la LRR prévoit que l’administrateur peut introduire des instances devant un tribunal compétent pour obtenir le paiement des cotisations.

12 L’ARSF a défini ses attentes relatives aux administrateurs en ce qui concerne le financement de régimes à prestations déterminées à employeur unique dans son Approche de surveillance des régimes à prestations déterminées à employeur unique faisant l’objet d’une surveillance active.

13 Les actions en justice peuvent inclure des actions fondées sur la violation de l’obligation fiduciaire de l’administrateur, la violation du contrat, la loi sur les sociétés (par exemple, les actions dérivées ou d’oppression) et la Loi sur les cessions en fraude des droits des créanciers.

14 Le paragraphe 22 (5) de la LRR exige que l’administrateur soit satisfait que cela est raisonnable et prudent en les circonstances.

15 Le paragraphe 22 (7) de la LRR, par exemple, exige que les administrateurs exercent une surveillance « prudente et raisonnable ».

16 Voir les paragraphes 22 (5) et (8) de la LRR. L’ARSF interprète le terme « mandataire » de manière large et intentionnelle, de façon à inclure tous les fournisseurs de services qui exercent des activités d’administration de régimes. L’ARSF reconnaît toutefois qu’une distinction peut être faite pour les fournisseurs de services qui ne font que conseiller un administrateur et qui, en tant que tels, peuvent ne pas être couverts par le langage de la LRR concernant un mandataire.

17 Si un fournisseur de services cherche à négocier une disposition contractuelle pour limiter le montant de sa responsabilité potentielle pour ses services, les implications de la disposition doivent être examinées par l’administrateur à la lumière de sa propre norme de diligence.

18 Les administrateurs devraient être conscients de toute limitation dans leurs documents de régime ou en vertu de la LRR. L’article 22.1 de la LRR prévoit que les dépenses ne doivent pas être payées par la caisse de retraite si elles sont interdites, ou si leur paiement est autrement prévu, en vertu des documents du régime, de la LRR ou de ses règlements. Le paragraphe 10(1) de la LRR exige que le mécanisme de paiement des frais d’administration du régime de retraite et de la caisse de retraite soit énoncé dans les documents du régime. Lorsque le promoteur ou l’employeur agit en tant qu’administrateur, il peut payer les dépenses à partir de son compte et les facturer au fonds, à condition que les documents du régime permettent cette pratique.

19 Voici quelques exemples de dépenses autorisées : frais actuariels pour la préparation et le dépôt des rapports d’évaluation requis et d’autres rapports jugés appropriés par l’administrateur; frais de gestion des placements; frais juridiques ou de consultation liés à la conformité aux lois; frais de formation continue de l’administrateur; conservation des dossiers; et dépenses liées à la liquidation du régime de retraite.

20 Voici quelques exemples de dépenses non admissibles : des honoraires professionnels pour aider un promoteur de régime ou un employeur à concevoir ou à réviser la structure des prestations du régime; la mise en œuvre de ces décisions peut entraîner des frais et des dépenses admissibles. De façon plus générale, les frais et les dépenses dont le but premier est de profiter à l’employeur ou au promoteur du régime sont généralement inadmissibles (p. ex., la préparation de rapports d’évaluation hors cycle dont le but premier est de réduire les cotisations de l’employeur); les honoraires professionnels engagés par l’employeur dans le cadre de la négociation d’une convention collective; les dépenses engagées dans le cadre de la demande de retrait d’un excédent de l’employeur. Malgré ce qui précède, les dépenses engagées dans le cadre de la demande de retrait d’excédent d’un employeur peuvent être des dépenses autorisées si elles sont approuvées par le directeur général de l’ARSF ou par un accord écrit des bénéficiaires du régime concernés.

21 Ligne directrice de l’ACOR no 4 à https://www.capsa-acor.org/CAPSAGuidelines.

22 Dans le cadre de la gouvernance globale d’un régime de retraite à prestations déterminées, les politiques de placement et de financement servent également à saisir les risques et à mettre en place des pratiques de gestion des risques d’approche. Voir la Ligne directrice no 6 de l’ACOR intitulée Ligne directrice relative aux pratiques prudentes de placement des régimes de retraite à https://www.capsa-acor.org/Documents/View/92 et la Ligne directrice no 7 intitulée Ligne directrice sur la politique de financement des régimes de retraite à https://www.capsa-acor.org/Documents/View/1844.