Objet

Le présent document vise à renseigner les fournisseurs de services de santé (FSS), nouveaux et existants, titulaires d’un permis de l’ARSF au sujet de leurs obligations, de leurs responsabilités et des exigences réglementaires qu’ils doivent respecter.

Introduction

L'ARSF réglemente les pratiques de facturation des fournisseurs de services à qui elle a délivré un permis afin d’aider à maintenir des taux d'assurance-automobile justes et raisonnables pour les consommateurs. Les fournisseurs de services de santé sont généralement des médecins praticiens, des cliniques de santé et de réadaptation, ainsi que des fournisseurs d'évaluations et d'examens. Les FSS qui servent des patients recevant des indemnités d'accident à la suite d'une demande d'indemnisation au titre de l'assurance-automobile doivent être conscients des obligations contractuelles entre un demandeur et son assureur.

Objets de l’ARSF dans le secteur des fournisseurs de services de santé :

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Réglementer et surveiller les fournisseurs de services de santé pour veiller à la sécurité financière et l’équité pour la population de l’Ontario.

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Avoir recours à une réglementation dynamique axée sur des principes et des résultats en surveillant et en évaluant les faits nouveaux et les tendances.

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Favoriser l’honnêteté et la crédibilité au sein de l’industrie en vue de décourager une conduite, des pratiques et des activités trompeuses ou frauduleuses.

L’ARSF réglemente les systèmes administratifs et les pratiques de facturation des fournisseurs de services de santé selon les normes applicables aux systèmes administratifs et pratiques commerciales du Règlement de l’Ontario 90/14 et de l’article 288.4 de la Loi sur les assurances.

Les différends au sujet du droit d’une personne assurée de recevoir des indemnités d’accident légales ou du montant de ces indemnités sont du seul ressort du Tribunal d'appel en matière de permis. Pour plus d’information, veuillez vous rendre sur le site Web suivant : https://tribunalsontario.ca/tamp/service-daide-relative-aux-indemnites-daccident-automobile/

Saviez-vous?

Les allégations faites contre des praticiens de la santé réglementés sont soumises à l’ordre de réglementation ou à l’association professionnelle appropriés.

Est-ce que mon entreprise devrait demander un permis de fournisseur de services de santé à l’arsf?

Qu’est-ce que le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l'assurance-automobile (Système DRSSAA)?

Le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l'assurance-automobile (Système DRSSAA) procure une plateforme commune que doivent utiliser les établissements de santé pour soumettre les formulaires Plan de traitement et d’évaluation (FDIO-18), Confirmation du traitement (FDIO-23), et les factures connexes (FDIO-21), ainsi que le formulaire Évaluation des besoins en soins auxiliaires (Formulaire 1) aux assureurs automobiles pour qu’ils les examinent et prennent une décision.

Est-ce que mon entreprise devrait demander un permis de fournisseur de services de santé à l’ARSF?

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Les entreprises qui désirent facturer les assureurs automobiles par l’entremise du Système DRSSAA et être payées directement par les assureurs automobiles pour certains frais désignés1 doivent posséder un permis.

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Un permis de fournisseur de services de santé autorise l’entreprise à recevoir des paiements directs d’assureurs automobiles pour certains frais désignés.

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Les fournisseurs de services de santé qui ne possèdent pas de permis doivent tout de même soumettre tous les formulaires de demande d’indemnités de l’Ontario (FDIO) par l’entremise du Système DRSSAA. Cependant, ils ne peuvent pas recevoir de paiements directs d’assureurs automobiles. Les compagnies d’assurance paient directement les demandeurs qui reçoivent des traitements de fournisseurs de services de santé ne possédant pas de permis. Les demandeurs doivent alors rembourser la clinique pour les services rendus.

Saviez-vous?

Une fois qu’un permis a été délivré par l’ARSF, il reste en vigueur tant que le titulaire du permis observe la loi et qu’il n’accuse pas de retard pour le dépôt de la Déclaration annuelle et le paiement des frais de réglementation annuels.

Fonctions et responsabilités des représentants principaux :

La représentante ou le représentant principal est la personne désignée par le fournisseur de services de santé comme principale personne-ressource pour l’ARSF. Cette personne est principalement responsable du permis du fournisseur de services de santé et de son observation de la loi.

Les représentants principaux sont habilités à prendre des décisions au nom du titulaire du permis. Ils sont chargés de communiquer avec l’ARSF pour des questions relatives au permis et à l’observation par le titulaire du permis de la Loi sur les assurances (Ontario), conformément à la description du Règlement de l’Ontario 349/13.

Les fonctions des représentants principaux sont les suivantes :

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Déposer la Déclaration annuelle et payer les frais de réglementation annuels au plus tard le 31 mars (sauf avis contraire de l’ARSF).

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S’assurer que le titulaire du permis et toute personne autorisée à fournir certains biens ou services pour le compte du titulaire du permis observent la Loi sur les assurances.

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Veiller à ce que la mise en application des systèmes administratifs et des pratiques commerciales du titulaire du permis et la surveillance de ses activités s’effectuent conformément à la loi et avec intégrité et honnêteté.

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Faire des recommandations au titulaire du permis en ce qui concerne les modifications à apporter, s’il y a lieu, à ses systèmes administratifs et ses pratiques commerciales, ainsi qu’à la surveillance de ses activités.

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Prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu’un système de surveillance soit mis en place pour assurer le respect des exigences de la loi.

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Fournir, au nom du titulaire du permis, les attestations relatives au titulaire et à son observation de la Loi qu’exige le directeur général.

Seule la personne qui est représentante principale est autorisée à déposer la Déclaration annuelle au nom du fournisseur de services de santé.

Fonctions et responsabilités des FSS:

Les fournisseurs de services de santé (FSS) titulaires d’un permis de l’ARSF peuvent être assujettis à un examen sur place par l’ARSF à un moment ou l’autre. Les processus d’examen des titulaires de permis par l’ARSF mettent l’accent sur une approche fondée sur le risque. Cette approche repose sur les données relatives à des plaintes, l’information touchant le permis, les déclarations annuelles, les données sur les demandes de règlement pour soins de santé et les renseignements sur les praticiens approuvés.

Pour que les fournisseurs de services de santé conservent leur permis, il est important qu’ils respectent les normes s’appliquant aux systèmes administratifs et aux pratiques commerciales décrites dans le Règl. de l’Ont. 90/14. Pour remplir ces exigences, ils doivent notamment :

Communication de renseignements

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Déposer la Déclaration annuelle et payer les frais de réglementation annuels au plus tard le 31 mars (sauf avis contraire de l’ARSF).

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Signaler à l’ARSF les changements concernant l’entreprise du fournisseur de services de santé dans les cinq (5) jours ouvrables. Il peut s’agir de modifications aux renseignements touchant la personne-ressource, la représentante ou le représentant principal, les administrateurs, les dirigeants ou les associés.

Pratique commerciale

Questions

Donner suite aux demandes de certains renseignements faites par l’assureur dans les dix (10) jours ouvrables. Il peut s’agir du numéro du permis de l’ARSF du fournisseur de services de santé et de détails précis au sujet des personnes autorisées à fournir des biens ou des services en son nom.

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Ne pas soumettre au Système DRSSAA des factures ou d’autres documents s’ils soupçonnent qu’ils contiennent des renseignements qui sont inexacts, faux ou trompeurs.

Document

Conserver tout document portant sur les biens et les services dispensés par le fournisseur de services de santé ou au nom de celui-ci et sur les frais désignés, pendant au moins six (6) ans à partir de la date de création du document. Ces documents peuvent être conservés sous forme électronique ou papier, mais doivent être accessibles dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception d’une demande.

Workflow

Établir et mettre en application des politiques et des procédures qui conviennent à la nature et au volume de ses activités se rapportant aux indemnités d’accident légales.

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Les professionnels de la santé doivent respecter les normes de leur ordre professionnel et leur code de déontologie respectifs.

Les règles s’appliquant aux FSS ont été mises en œuvre en décembre 2014. L’ARSF s’attend à une amélioration des taux de dépôt au sein de ce plus récent secteur, les règles étant en vigueur depuis plus de six (6) ans. Si un fournisseur de services de santé ne dépose pas sa Déclaration annuelle et ne paie pas les frais de réglementation annuels, son permis de l’ARSF sera probablement révoqué. Les assureurs automobiles consultent le registre public de l’ARSF pour identifier les fournisseurs de services de santé titulaires d’un permis à qui ils peuvent payer directement les frais désignés.

Conformité

Connections

Veiller à ce que chacun des établissements, emplacements et succursales soit inscrit dans le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l’assurance-automobile (Système DRSSAA).

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Se conformer aux exigences de la Ligne directrice du surintendant concernant le Système DRSSAA.

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Tenir une liste à jour dans le Système DRSSAA des professionnels de la santé qui fournissent des services pour l’établissement. Lorsqu’un professionnel de la santé cesse de fournir des services pour l’entreprise, l’établissement est tenu de mettre à jour son compte dans le Système DRSSAA et d’indiquer une date de fin pour ce fournisseur. Ainsi, aucun autre formulaire de traitement FDIO ni aucune autre facture ne seront soumis pour ce fournisseur.

Checklist

Utiliser uniquement les formulaires FDIO approuvés, si le directeur général a approuvé un formulaire en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales (AIAL).

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Procéder à des examens périodiques des documents soumis aux assureurs (conformément à ce qui est stipulé dans le règlement) pour s’assurer du respect des mesures législatives et des lignes directrices applicables, ainsi que pour permettre le rapprochement des factures.

Contract

Les plans de traitement (FDIO-232 et FDIO-183) doivent être signés par les demandeurs en vertu de l’AIAL et les praticiens.

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Vérifier les renseignements concernant l’identité du patient ou de la patiente pour chaque demande d’indemnités. Les fournisseurs de services de santé doivent avoir des processus en place pour effectuer cette vérification et être en mesure de démontrer qu’ils ont été suivis.

Contract

Les factures (FDIO-214) doivent être signées par une personne autorisée. Le processus d’autorisation doit être bien documenté et reconnu par cette personne.

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Un fournisseur de services titulaire d’un permis ne soumettra pas à un assureur une facture pour des frais désignés en utilisant un nom ou un numéro de permis autre que ceux qui correspondent au permis du fournisseur de services.

Saviez-vous?

Les formulaires FDIO sont les formulaires approuvés de l’ARSF et doivent être utilisés dans tous les cas, que vous soyez titulaire d’un permis de l’ARSF ou non.

Rappel concernant les droits de permis des FSS

Droits

Explication

Coût

Droits de permis uniques

Ces droits de permis uniques servent à couvrir le coût de l’évaluation de la demande en vue de déterminer si elle est conforme aux exigences réglementaires et si le demandeur est admissible à un permis.

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Frais de réglementation annuels (FRA) :

Les frais de réglementation annuels couvrent les coûts de réglementation du secteur des fournisseurs de services de santé. Ils sont calculés au prorata et varient en fonction de la taille et de la nature de l’entreprise du demandeur.

Les frais de réglementation annuels sont calculés à l’aide de la formule suivante :

A + B

Où :

« A » = 128 $ x le « nombre d’emplacements »5

« B » = 15 $ x le « nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL »6

Remarque : Si vos frais de réglementation sont de 5 000 $ ou plus, veuillez envoyer par la poste un chèque, un mandat ou une traite de banque (avec versement joint) libellé à l’ordre de l’ARSF ou de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers à l’adresse suivante :

25, avenue Sheppard Ouest, bureau 100, Toronto ON M2N 6S6

Important

Afin que l’accès à la facturation directe ne soit pas interrompu, l’ARSF recommande fortement que les représentants principaux des FSS s’acquittent de toutes les fonctions et les responsabilités décrites dans le présent document.

Foire aux questions

Le site Web suivant renferme une foire aux questions : https://www.fsco.gov.on.ca/fr/service-providers/faqs/pages/default.aspx


1 Les « frais désignés » sont les évaluations, les examens, les rapports, les formulaires, les plans, les biens et les services qui doivent être facturés par l’entremise du Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l'assurance-automobile (Système DRSSAA) à l’aide d’une Facture d’assurance-automobile standard (FDIO-21).
2 Formulaire FDIO-23 Confirmation du traitement : formulaire utilisé par un établissement ou un fournisseur associé pour informer un assureur du début du traitement d’une personne blessée conformément aux directives concernant les blessures mineures.
3 Formulaire FDIO-18 Plan de traitement et d’évaluation : formulaire qui décrit les évaluations ou les examens qu’un établissement ou un fournisseur associé exige pour la gestion du rétablissement du demandeur.
4 Formulaire FDIO-21 Facture d’assurance-automobile standard : formulaire utilisé pour facturer les biens et les services médicaux et de réadaptation aux assureurs automobiles.
5 Nombre d’emplacements = Le nombre maximum d’emplacements physiques où vous avez mené des activités qui ont donné lieu à des frais désignés au cours de l’année civile précédente (1er janvier au 31 décembre). Si vous ne possédiez pas de permis avant l’année civile courante, utilisez le nombre d’emplacements physiques pour lesquels le fournisseur de services de santé a reçu un permis de l’ARSF.
6 Nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL = Le nombre total de personnes pour lesquelles un paiement a été reçu pour des frais désignés (calculés par accident) durant l’année civile précédente. Une personne peut être calculée plus d’une fois si elle a été impliquée dans plusieurs accidents.